Mediacje cywilne po 1 stycznia 2016r.

Mediacja w sprawach cywilnych jest instytucją, która została wprowadzona do polskiego porządku prawnego w 2005 roku. Jednak od tej pory liczba ugód zawieranych w wyniku mediacji nadal pozostawała nikła wobec wszystkich spraw rozpoznawanych przez sądy. Ma to się zmienić od 1 stycznia 2016 r., kiedy to wejdą w życie nowe przepisy kodeksu postępowania cywilnego zmieniające zasady prowadzenia mediacji (ustawa z dnia 13 października 2015 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem polubownych metod rozwiązywania sporów). Celem nowelizacji jest rozszerzenie i upowszechnienie wykorzystywania mediacji w sprawach cywilnych, zwłaszcza pomiędzy przedsiębiorcami. Skutkiem zmian ma być szersze i częstsze wykorzystywanie mediacji, a co za tym idzie, skrócenie i usprawnienie procesów sądowych oraz obniżenia kosztów sporów, zarówno po stronie obywateli jak i państwa.

Zmiany w procedurze układają się w etapy w trakcie, których przekazywana jest wiedza na temat polubownych metod rozwiązywania sporów: obowiązek informowania sądu już w pozwie o próbie zakończenia sporu polubownie, obowiązek pouczenia stron przez sąd o możliwości mediacji, nakłanianie stron do mediacji na każdym etapie postępowania, większa rola sędziego przy analizowaniu spraw które mają potencjał do mediacji, nakazanie stronom udziału w postępowaniu informacyjnym dotyczącym mediacji, obciążenie strony niechętnej zawarciem ugody kosztami postępowania oraz zwrot opłat na skutek zawarcia ugody po przeprowadzeniu mediacji. Istotnym rozwiązaniem jest podniesienie zarówno prestiżu zawodu mediatora, jak i standardów wymaganych od mediatorów stałych oraz wprowadzenie mechanizmu ich weryfikacji.
Najważniejsze zmiany w zakresie mediacji:
1) wzmocnienie zasady ugodowego rozwiązania sporu-obowiązek sądu nakłaniania stron do mediacji (art. 10 kpc)
W sporach cywilnych dążenie i wspieranie stron do samodzielnego rozwiązania sporu staje się jedną z podstawowych zasad procedowania.
W toku postępowania sąd dąży do ugodowego rozwiązania sporu na każdym etapie, w szczególności poprzez nakłanianie stron do mediacji. Wzmocniono w ten sposób odrębną instytucją jaką jest mediacja, charakteryzującą się większą elastycznością, poufnością oraz odbywającą się w warunkach pozwalających na swobodną rozmowę.
Zasada ta została wzmocniona również poprzez nałożenie na sąd obowiązku pouczenia stron o możliwości ugodowego załatwienia sporu, w szczególności w drodze mediacji (art. 210 § 2 ze zn. 2 kpc).
Rola sędziów i sądu w zakresie upowszechnienia kultury polubownego rozwiązywania sporów w społeczeństwie jest bardzo ważna, mając na uwadze autorytet i możliwą siłę oddziaływania.

2) wprowadzenie obowiązku informowania już w pozwie czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu przed skierowaniem sprawy do sądu ( art. 187 w § 1 pkt 3 kpc)
Formalną częścią każdego pozwu czy wniosku wszczynającego sprawę staje się informacja o tym czy strony podjęły przedsądowe działania związane z polubownym rozwiązaniem sporu.
Z kolei, w sytuacji, gdy nie zostanie podjęta taka próba rozwiązania konfliktu, powód/wnioskodawca będzie musiał wyjaśnić przyczyny rezygnacji.
Ma to na celu uświadomienie stronom, że każdy spór powinien zostać poprzedzony oceną,
czy sprawa może zostać zakończona polubownie, a także ułatwić sędziemu podjęcie decyzji o skierowaniu stron na spotkanie informacyjne i/lub do mediacji w toku postępowania sądowego.

3) wzmocnienie obowiązku informowania przez sąd o możliwości skierowania sprawy do mediacji, szczególnie na wstępnym etapie postępowania ( art. 183 ze zn. 8 kpc)
Sąd będzie mógł skierować strony do mediacji na każdym etapie sprawy a także więcej niż raz w toku postępowania. Zmiana ta umożliwia sądowi podjęcie racjonalnej decyzji uwzględniającej okoliczności konkretnej sprawy. Do mediacji strony będą kierowane w sytuacji, gdy w sposób oczywisty sprzyjało to będzie ugodowemu załatwieniu sprawy.

Postanowienie kierujące strony do mediacji może być wydane na posiedzeniu niejawnym. Mediacji nie prowadzi się, jeżeli strona w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia jej postanowienia kierującego strony do mediacji nie wyraziła zgody na mediację.
Przewodniczący może wezwać strony do udziału w spotkaniu informacyjnym dotyczącym polubownych metod rozwiązywania sporów, w szczególności mediacji. Takie spotkanie może prowadzić sędzia, referendarz sądowy, urzędnik sądowy, asystent sędziego lub stały mediator. Spotkanie informacyjne ma stanowi dodatkową formę zachęcenia do mediacji lub wyboru innego rodzaju metody pozasądowego rozwiązywania sporów. Sposób przeprowadzenia spotkań informacyjnych może być zróżnicowany i zależeć od indywidualnych możliwości organizacyjnych w poszczególnych sądach.

Przed pierwszym posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę przewodniczący dokonuje oceny czy skierować strony do mediacji. W tym celu przewodniczący, jeżeli zachodzi potrzeba wysłuchania stron, może wezwać je do osobistego stawiennictwa na posiedzeniu niejawnym. Taka zmiana eksponuje sędziowski obowiązek dokonania, w każdym indywidualnym przypadku, wszechstronnej oceny, czy sprawa nadaje się do mediacji i czy mediacja może pomóc stronom w polubownym rozwiązaniu sporu. W ten również sposób sędzia uzyskuje możliwość osobistego zachęcenia stron do mediacji.

4) uporządkowanie kwestii proceduralnych dotyczących mediacji (art. 183 ze zn. 9 kpc)
Strony uzyskują pierwszeństwo przy wyborze mediatora, który będzie mógł zapoznać się z aktami sprawy zaraz po przystąpieniu stron do mediacji. Dane kontaktowe stron sąd przekazuje mediatorowi w jak najkrótszym czasie, dzięki czemu mediacja zostanie przeprowadzona szybciej.

Zaakcentowane pierwszeństwo woli stron przy wyborze mediatora podkreśla aktywną rolę stron w zakresie kształtowania procedury i przebiegu mediacji oraz ułatwia realizację celu, jakim jest satysfakcja z ugodowego rozwiązania sporu. Ostateczna decyzja, co do akceptacji osoby mediatora będzie należała do stron.

Z kolei zapoznanie się mediatora z aktami sprawy ułatwi mu prawidłowe sformułowanie treści ugody, w taki sposób żeby zakres ugody pokrywał się z przedmiotem sporu, a ugoda nadawała się do wykonania.
Istnieje również możliwość wyłączenia osoby mediatora jeśli ujawnią się stronom okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności ( art. 183 ze zn. 3§ 2 kpc).

Co ważne mediacja będzie mogła zostać wyznaczona na okres do 3 miesięcy, a nie jak do tej pory do 1 miesiąca. Zawsze jednak na wniosek stron lub z innych ważnych powodów sąd może przedłużyć termin postępowania mediacyjnego jeżeli będzie to sprzyjać ugodowemu załatwieniu sprawy. Czasu trwania wówczas mediacji nie wlicza się do czasu trwania postępowania sądowego.

W dotychczasowym stanie prawnym ustawodawca w żaden sposób nie ingerował w sposób
prowadzenia mediacji, pozostawiając to wiedzy i doświadczeniu mediatora. Dokonując zmian ustawodawca zdecydował się jednak na dodanie art. 183 z zn. 3a, który stanowi, że mediator prowadzi mediację, wykorzystując różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu, w tym poprzez wspieranie stron w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, lub na zgodny wniosek stron może wskazać sposoby rozwiązania sporu, które nie są dla stron wiążące.

W przypadku gdy strona, po zawarciu ugody, w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację, wystąpi do sądu z wnioskiem o zatwierdzenie ugody mediator składa protokół w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej (art. 183 ze zn. 13 § 1 kpc).

Warto pamiętać, że przedstawione przed mediatora propozycje ugodowe nie są wiążące dla stron. Decyzja, co do wyboru sposobu rozwiązywania sporu oraz co do zawarcia ugody o określonej treści należy do stron. Mediator nie może nakazać stronom zakończenia sporu w jakikolwiek konkretny sposób. Nie może też wywierać na strony nacisku. Strony natomiast powinny móc otrzymać – na ich wniosek – informację od mediatora o możliwych sposobach rozwiązania sporu, aby mogły podjąć w pełni świadomą i satysfakcjonującą je decyzję. Mediatorowi nie zostaje zarzucony obowiązek prowadzenia mediacji w formule opisanej w propozycji. Od jego woli zależy, czy taką metodę zdecyduje się zaproponować stronom.

5) wzmocnienie zasady poufności mediacji (art. 183 ze zn. 4 § 2 kpc).
Mediator, strony i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z prowadzeniem mediacji. Strony mogą zwolnić mediatora i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym z tego obowiązku.

W ten sposób rozszerzono krąg osób, które zobowiązane są do zachowania tajemnicy faktów, o których dowiedziały się w związku z postępowaniem mediacyjnym. Pamiętać należy, że w mediacji mogą brać udział również inne osoby: profesjonalni i nieprofesjonalni pełnomocnicy stron, członkowie rodzin, pracownicy przedsiębiorcy, eksperci. Objęcie zachowania obowiązkiem tajemnicy mediacji innych osób biorących udział w mediacji, w tym również stron, stanowi wzmocnienie zasady poufności mediacji, a w konsekwencji podniesie poziom zaufania do mediacji.

6) wprowadzenie mediacji w postępowaniach upominawczych i nakazowych ( art. 183 ze zn. 8 § 3 kpc)
Mediację będzie można prowadzić w sprawach upominawczych i nakazowych, w których skutecznie wniesiono zarzuty. Do tej pory było to niemożliwe. Dzięki temu sędzia uzyska większą swobodę przy podejmowaniu decyzji o kierowaniu stron do mediacji, jeżeli po przeanalizowaniu okoliczności sprawy uzna to za celowe.

7) przerwanie biegu przedawnienia roszczenia (art. 183 z zn. 6 § 3 kpc)
Jeżeli nie dojdzie do wszczęcia mediacji przedsądowej z powodów niezależnych od wierzyciela (np. druga strona nie wyrazi zgody na mediację), wierzyciel zachowa pozytywne skutki związane z przerwaniem biegu przedawnienia roszczenia, jeżeli wniesie pozew w terminie 3 miesięcy od dnia: w którym mediator lub druga strona złożyli oświadczenie powodujące, że mediacja nie została wszczęta albo następnego po upływie tygodnia od dnia doręczenia wniosku o przeprowadzenie mediacji, gdy mediator lub druga strona nie złożyli takiego oświadczenia.

Artykuł ten przewiduje sytuację, w których nie dochodzi do wszczęcia mediacji, mimo czynności podjętych prawidłowo przez wierzyciela i powoduje niepewność wierzyciela, co do tego sytuacji prawnej w niemożliwym przez niego do przewidzenia czasie. Ten okres braku niepewności, czy nastąpiło wszczęcie mediacji i przerwanie biegu przedawnienia był niemożliwy do precyzyjnego
oznaczenia, pomimo dbałości wierzyciela o właśnie interesy. Dlatego w obawie przed przedawnieniem wierzyciel do tej pory wybierał drogę sądową, nawet w sytuacjach gdy próba polubownego rozwiązania sporu była możliwa. Miało to miejsce częściej w stosunkach gospodarczych, gdzie terminy przedawnienia są krótsze.

Ta zmiana ma na celu umożliwienie wierzycielowi, który zawarł umowę o mediację lub doręczył wniosek o wszczęcie mediacji mediatorowi stałemu uniknięcia przedawnienie roszczenia w sytuacji, w której składa wniosek o przeprowadzenie mediacji, ale do wszczęcia mediacji ostatecznie nie dochodzi ze względu na brak zgody drugiej strony lub mediatora, tzn. z powodu okoliczności, na które wierzyciel nie miał wpływu).

Celem takiego uregulowania jest umożliwienie stronie podjęcia czynności zmierzających do wszczęcia mediacji na etapie poprzedzającym wniesienie pozwu bez obawy o przedawnienie roszczenia. Obecne uregulowania dotyczące przerwania biegu przedawnienia przez wszczęcie mediacji, przewidziane na podstawie art. 123 § 1 pkt 3 kpc, nie miały większego praktycznego znaczenia ponieważ moment wszczęcia mediacji był trudny do ustalenia i nie zależał jedynie od aktywności uprawionego wierzyciela, ale też od postawy drugiej strony i mediatora, dlatego strony wybierały w takich sytuacjach postępowanie pojednawcze zamiast mediacji.

8) wynagrodzenie mediatora za mediację ze skierowania sądu (art. 98 ze zn. 1 § 4 kpc)
Minister Sprawiedliwości określi w drodze rozporządzenia, wysokość wynagrodzenia mediatora, w tym stałego mediatora, za prowadzenie postępowania mediacyjnego wszczętego na podstawie skierowania sądu i wydatki mediatora, w tym stałego mediatora, podlegające zwrotowi, biorąc pod uwagę rodzaj sprawy i wartość przedmiotu sporu oraz sprawny przebieg postępowania mediacyjnego, a także niezbędne wydatki związane z prowadzeniem mediacji.

Taka regulacja ma na celu motywację mediatorów do podnoszenia kwalifikacji i efektywnego prowadzenia mediacji a w konsekwencji skuteczność mediacji.

9) wprowadzenie wymagań dotyczących kwalifikacji dla stałych mediatorów w celu zagwarantowania wysokiej jakości usług.
Mediatorzy posiadający odpowiednią wiedzę i umiejętności mogą zostać wpisani na dostępną w internecie listę stałych mediatorów. Nastąpiło to na podstawie dodanego w ustawie z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych rozdziale 6a.
I tak, stałym mediatorem może być osoba fizyczna, która: ma pełną zdolność do czynności prawnych; korzysta w pełni z praw publicznych; ma wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji; ukończyła 26 lat; zna język polski; nie była prawomocnie skazana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; została wpisana na listę stałych mediatorów prowadzoną przez prezesa sądu okręgowego.

Wpisu na listę stałych mediatorów dokonuje prezes sądu okręgowego w drodze decyzji wydawanej na wniosek osoby ubiegającej się o wpis. Od decyzji prezesa sądu okręgowego w przedmiocie wpisu lub skreślenia z listy stałych mediatorów przysługuje odwołanie do prezesa sądu apelacyjnego.Prezes sądu okręgowego prowadzi listę stałych mediatorów dla obszaru właściwości danego okręgu sądowego. Prezes sądu okręgowego udostępnia sądom oraz innym podmiotom w siedzibie sądu oraz zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej sądu aktualną listę stałych mediatorów.

Nowe przepisy dają możliwość organizacjom pozarządowym w zakresie ich zadań statutowych oraz uczelniom prowadzenia list mediatorów oraz tworzenia ośrodki mediacyjne. Informację o listach mediatorów oraz ośrodkach mediacyjnych przekazywane się prezesowi sądu okręgowego ( art. 183 ze zn. 2 § 3 kpc).Takie rozwiązanie nie stanowi ograniczenia dostępu do zawodu mediatora, a jedynie kładzie nacisk na wzmocnienie profesjonalizmu mediatorów, co ma na celu poprawę jakości usług mediacyjnych. Wysokie kompetencje mediatorów mają pozytywnie wpływać na efektywność mediacji oraz ocenę wykonywanej przez nich pracy

10) wprowadzenie regulacji w zakresie kosztów postępowania tj. stworzenie systemu zachęt finansowych dotyczących kosztów sądowych ( ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych z dnia 28 lipca 2005 r.).
Zmiany polegają na:

• zaliczeniu kosztów mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd do kosztów sądowych Taka regulacja umożliwi zwolnienie osób niezamożnych od kosztów mediacji;
•  określeniu opłaty stałej w wysokości 40 zł za wniosek o przeprowadzenie postępowania pojednawczego w sprawach o prawa majątkowe, gdy wartość przedmiotu sporu nie przekracza 10 000 złotych;
•  podniesieniu opłaty stałej do kwoty 300 zł od wniosku o przeprowadzenie postępowania pojednawczego w sprawach o prawa niemajątkowe lub prawa majątkowe, gdy wartość przedmiotu sporu przekracza 10 000 złotych;
•  zwrocie z urzędu całej uiszczonej opłatę od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty, jeżeli postępowanie zakończyło się zawarciem ugody przed rozpoczęciem rozprawy przed sądem pierwszej instancji;
•  zwrocie z urzędu trzech czwartych uiszczonej opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty, jeżeli w toku postępowania sądowego zawarto ugodę przed mediatorem po rozpoczęciu rozprawy;
•  zwrocie z urzędu połowy uiszczonej opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty, jeżeli postępowanie w pierwszej instancji zakończyło się zawarciem ugody sądowej po rozpoczęciu rozprawy, jak i pisma wszczynającego postępowanie w drugiej instancji, w której sprawa zakończyła się zawarciem ugody sądowej;
•  niepobieraniu opłaty od wniosku o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem w wyniku prowadzenia mediacji na podstawie umowy o mediację.

11) wynagrodzenie pracy profesjonalnych pełnomocników przy polubownym rozwiązaniu sporu jeszcze przed wniesieniem sprawy do sądu ( art. 109 § 2 kpc).
Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia adwokata oraz radcy prawnego sąd weźmie pod uwagę jego zaangażowanie w czynności podjęte w celu polubownego rozwiązania sporu również przed wniesieniem pozwu.
Takie rozwiązanie ma zachęcić pełnomocników do promowania Klientom alternatywnych metod rozwiązywania sporów w szczególności w postaci mediacji.

12) nałożenie na stronę niechętną mediacji obowiązku poniesienia kosztów postępowania sądowego – zasada zawinienia.
Sąd uzyska możliwość obciążenia strony, która w sposób oczywiście nieuzasadniony odmówiła poddania się mediacji, częścią kosztów powstałych na skutek zdecydowanie nagannego i nielojalnego zachowania strony względem sądu lub przeciwnika procesowego ( art. 98 ze zn. 1 § 4 kpc).

Niezależnie od wyników sprawy sąd może nałożyć na stronę obowiązek zwrotu kosztów procesu powstałych wskutek oczywiście nieuzasadnionej odmowy poddania się mediacji (art. 103 § 2 kpc).
Jeżeli strona bez uzasadnienia nie stawi się na spotkanie informacyjne lub posiedzenie niejawne, sąd może obciążyć ją kosztami nakazanego stawiennictwa poniesionymi przez stronę przeciwną (art. 183 ze zn. 8 § 6 kpc).

Podkreślić należy, że w/w zmiany w żadnym zakresie nie skutkuje obowiązkiem przystąpienia do mediacji ani zawarcia ugody. Strona nadal ma prawo do odmowy mediacji bez podania przyczyny, wycofania się z mediacji na dowolnym etapie, a także odmowy zawarcia ugody. Konsekwencje finansowe będą możliwe jedynie w sytuacji gdy oczywiście nieuzasadniona odmowa jednoczenie zostanie uznana za działanie niesumienne lub oczywiście niewłaściwe, czyli sprzeczne z dobrymi obyczajami i nielojalne wobec drugiej strony lub sądu.

13) utworzenie w sądach koordynatora ds. mediacji ( art. 16a ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych)
W sądzie okręgowym działa koordynator do spraw mediacji, który wykonuje działania na rzecz rozwoju mediacji, zapewnia sprawną komunikację pomiędzy sędziami i mediatorami oraz stałymi mediatorami, a także współpracuje przy organizowaniu spotkań informacyjnych. Koordynator do spraw mediacji wykonuje również te zadania w sądach rejonowych na obszarze właściwości danego sądu okręgowego. Koordynatora do spraw mediacji powołuje prezes sądu okręgowego, w drodze zarządzenia, spośród sędziów sądu okręgowego.
Działania koordynatorów mają przyczynić się do szerszego promowania oraz stosowania mediacji.

Wszystkie wyżej opisane zmiany mają na celu przede wszystkim wzrost liczby postępowań mediacyjnych podejmowanych na skutek umowy stron lub prowadzonych z wniosku o mediację przed wytoczeniem powództwa, ale też we wstępnej fazie postępowania. Warunkiem mediacji jest faktyczna aktywność stron w tym zakresie oraz zaangażowanie i gotowość stron do poszukiwania rozwiązania zaistniałego konfliktu.

Warto zauważyć, że przyjęta zmiana polegająca na konieczności uzasadnienia przez stronę, dlaczego nie podjęła próby ugodowej także przed wszczęciem postępowania stanowić będzie niejako wzmocnienie działań edukacyjnych i motywacyjnych w zakresie polubownego rozwiązywania sporów. Liczba spraw oczekujących na rozpatrzenie w sądach, długotrwałość i wysokie koszty związane z postępowaniem sądowym, przy wzrastającej świadomości swoich uprawnień wśród obywateli, powodują, że wybór polubownego sposobu rozwiązywania konfliktu powinien stać się realną i atrakcyjną alternatywą wobec skierowania sprawy do sądu powszechnego.

Szersze wykorzystanie mediacji umożliwi stronom sporu zakończenie konfliktu w tańszy, szybszy i mniej sformalizowany sposób niż na drodze sądowej a przedsiębiorcom pozwoli zachować dotychczasowe relacje gospodarcze.Także nowe regulacje dotyczące sądownictwa polubownego mają przyczynić się do znacznego przyspieszenia postępowań postarbitrażowych i w ten sposób znacząco wpłynąć na wzrost zainteresowania przedsiębiorców tą formą rozstrzygania spraw.
Do postępowań wszczętych przed 1 stycznia 2016 r. i niezakończonych przed tą datą, stosuje się przepisy dotychczasowe.