Ugoda w zamówieniach publicznych – kary umowne
Strony zawarły umowę o zamówienie publiczne której przedmiotem były prace remontowe w budynku Zamawiającego. W wyniku realizacji umowy Zamawiający obciążył Wykonawcę karami umownymi z tytułu opóźnień w usunięciu wad przedmiotu umowy, w łącznej kwocie 174 000 zł.
Zamawiający wniósł pozew o zapłatę części kar umownych. W trakcie postępowania sądowego Sąd skierował sprawę do mediacji do Ośrodka Mediacji pozostawiając wyznaczenie mediatora Kierownikowi Ośrodka.
Wyznaczeni mediatorzy z uwzględnieniem wiedzy z zakresu zamówień publicznych skontaktowali się z pełnomocnikami stron w drodze telefonicznej. Podczas rozmowy mediator odebrał od stron zgodę na przeprowadzenie mediacji, poinformował o korzyściach płynących z mediacji oraz o kosztach mediacji. Strony umówiły się z mediatorem na spotkanie mediacyjne.
Na spotkaniu mediacyjnym po przywitaniu stron mediatorzy przedstawili podstawowe zasady jakimi kieruje się mediacja, rolę mediatorów w postępowaniu mediacyjnym oraz zasady obowiązujące strony podczas mediacji.
Po „monologu mediatora” strony przedstawiły wstępne stanowiska stron. Okazało się ,iż całkowite roszczenie Zamawiającego z tytułu naliczonych kar umownych jest znacznie większe niż określono w pozwie. Strony wyraziły zgodę na rozmowę o sposobie rozwiązania sporu co do wszystkich naliczonych kar umownych. Na tym etapie mediatorzy stosowali techniki aktywnego słuchania: parafrazy, podsumowania, klaryfikacje.
Z uwagi na trudności w przejściu do kolejnej fazy poszukiwania rozwiązań mediatorzy zdecydowali się na spotkania na osobności. Na spotkaniu na osobności strony mogły podnieść kwestie, których nie chciały podnosić w obecności drugiej strony. Spotkanie na osobności pozwoliło na lepsze poznanie przez mediatorów oczekiwań i intencji stron.
W następnym etapie strony przystąpiły do poszukiwania rozwiązań. Strony wypracowały projekt porozumienia. Z uwagi na ograniczony czas sesji mediacyjnej strony zakończyły spotkanie wyrażając zgodę na dalsze prowadzenie rozmów w drodze e-mailowej.
W dalszym etapie prowadzonym drogą e-mailową strony uzgadniały szczegóły ugody oraz dokładnie analizowały dopuszczalność zawarcia ugody w zakresie kar umownych na gruncie prawa zamówień publicznych.
W rezultacie strony ustaliły, iż Zamawiający zmiarkuje kary umowne do kwoty 56 000zł . Wykonawca zaspokoi zmiarkowane roszczenie poprzez świadczenie rzeczowe w postaci trzech usług konserwacyjnych o wartości brutto 53 000zł według kosztorysu stanowiącego załącznik do ugody oraz według harmonogramu stanowiącego załącznik do ugody oraz zapłaci kwotę 2500zł.w terminie 7 dni od zawarcia niniejszej ugody.
Zawarcie ugody na tle zamówień publicznych ma bardzo ograniczony charakter. Niemniej wyrażenie zgody przez Zamawiającego na zmiarkowanie zbyt wygórowanej kary umownej należy uznać za naj najbardziej dopuszczalne prawem.
W wyniku zawartej ugody obie strony zaoszczędziły na długotrwałym postępowaniu sądowym i mogły dalej zająć prowadzeniem swojej działalności, zachowując przy tym dobre relacje z drugą stroną.